réduction des coûts

Etude de cas : réduction des coûts d’achats et de maintenance informatique

Coût / risque / performance sont les trois paramètres d’équilibre d’une informatique gagnante.

Le cost killing s’inscrit dans le cadre de notre
produit mission d’achats.
Cette page illustre notre méthodologie sur un cas simple où notre intervention a permis de maîtriser les coûts informatiques.

La maintenance d’un système informatique est à la fois une source importante de coûts dans la durée, et de problème. Le cloud computing résout par nature ce problème, mais faut-il y aller ?
cloud computing
Voici un cas où se rejoignent deux problématiques actuelles des systèmes d’information. Une tendance très conjoncturelle qui touche toutes les entreprises, la réduction de coût, et une tendance peut-être moins saillante mais fondamentalement stratégique, la dématérialisation de l’informatique ( utilisation des services internet en ligne – cloud computing ).

Le cas.

La société étudiée est une PME d’un peu moins de dix salariés, faisant un chiffre d’affaires de l’ordre du million d’euros. Comme la grande majorité des sociétés de cette taille, elle n’a pas à proprement parler un système d’information structuré. L’organisation est réduite à une personne dont ce n’est pas l’unique tâche, les machines s’ajoutent les unes aux autres en fonction des besoins du moment et les processus se résument à résoudre les problèmes dans l’urgence pour passer à autre chose. L’infrastructure du SI est réduite au strict nécessaire à un coût minimal.
Ce genre de société est d’ailleurs un client compliqué pour l’audit conseil puisque les moyens étant restreints, les dirigeants sont peu enclins à faire appel à une aide extérieure et ils imaginent encore moins qu’ils pourraient faire mieux pour moins cher.

La problématique.

Le problème étudié est celui de la création d’un nouveau site internet s’ajoutant à deux autres en activité, dont le site institutionnel de la société qui sans être particulièrement avancé, rend pleinement les services attendus et est source de notoriété et de nouvelles affaires. Les deux sites sont hébergés et gérés en interne. À l’occasion de la création du troisième site, je me suis livré à une analyse comparative de deux solutions, à savoir continuer à gérer le système d’information comme ce qui était fait depuis des années, ou passer à une dématérialisation.
La solution.
La dématérialisation envisagée concernait le site institutionnel et le nouveau et était de deux natures différentes :

  • hébergement extérieur du site incluant une gestion simplifiée du site (création de l’environnement – mutualisé -, sauvegarde à J-1, gestion du domaine)
  • ajout de quelques services en mode SaaS (gestion des mails, recours à un service de back-office dédié aux PME, espace partagé)

L’étude.

L’analyse comparative a été menée sur trois axes mesurant l’écart d’intérêt des deux solutions : le coût, la performance et le risque. Malgré des coûts de départ annoncés comme faibles, l’analyse a rapidement montré que des gains étaient possibles, en euro et en jour-homme, si l’on passait d’une solution interne à une solution dématérialisée. En effet, le chiffrage évalue sur une année à plus de 3300 euro le gain et plus de 11 jours-homme, ce qui pour deux applications aussi simples et un budget SI aussi serré que celui de cette PME est intéressant.
Efficience du SI, Auris SolutionsMieux encore, le niveau de risque diminue du simple au double lorsque l’on passe en mode dématérialisé (ceci s’explique par le fait que les PME évaluent extrêmement mal leur niveau de risque, pourtant potentiellement mortel pour leur entreprise).

Enfin, l’ajout d’un SaaS de back-office PME permet d’augmenter notablement la performance en ajoutant des services informatiques inexistants tout en réduisant les coûts. La gestion informatisée des commerciaux de cette entreprise est en particulier assez complexe puisqu’ils sont disséminés sur tout le territoire français.

La conclusion.

Ce cas, de part la simplicité de la problématique initiale, permet de mettre en évidence sur un cas concret l’intérêt de la dématérialisation, tant du point de vue hébergement pour les machines, que de celui de l’évolution des services en mode SaaS. Pour l’entreprise étudiée, l’évolution envisagée est rentabilisée en moins d’un an (l’audit a été très court) et permet de libérer des jours-hommes, augmente la performance du SI et surtout diminue drastiquement les risques du SI, ce qui est un des points majeurs de faiblesse pour les PME sans service informatique structuré.