incwo

Formation express incwo le logiciel de gestion des TPE / PME

Sommaire de la formation express  incwo :

1) Le paramétrage
2) La gestion des clients (CRM)
3) Du devis à l’encaissement de facture
4) Les achats
5) Tableaux de bord

Formation informatique au logiciel de gestion Incwo
Formation informatique au logiciel de gestion Incwo
Formation informatique au logiciel de gestion Incwo

1) Le paramétrage

Pour paramétrer votre application rendez-vous dans l’onglet « Configuration ».

Depuis le menu « données de l’entreprise », configurez vos mentions légales d’entreprise, pour facturer aux normes. Ces informations s’affichent ensuite sur vos documents commerciaux.

A partir du menu « Compte bancaire », saisissez vos coordonnées bancaires. Grâce à cette fonction, suivez votre niveau de trésorerie par compte bancaire, via le menu « Trésorerie », et affichez votre RIB sur vos factures.

Configurez ensuite vos CGV. Dans le menu « données d’entreprises », cliquez sur le lien »conditions de vente », situé dans le bloc de raccourcis en haut à gauche. Ajoutez votre fichier de CGV

Enfin, personnalisez vos documents, depuis le menu « logo et couleurs ».

2) La gestion des clients (CRM)

L’application permet d’organiser votre prospection commerciale, de suivre l’historique de votre relation commerciale et de gérer l’avancement de vos projets et contrats avec vos prospects et clients.

Pour créer un dossier commercial, rendez-vous dans le menu « Affaires et opportunités »situé dans l’onglet « Ventes ».

Grâce au formulaire de création de l’affaire :

  • liez une affaire à un contact/société de votre répertoire
  • qualifiez chaque affaire en termes de revenu estimé, de date de signature ou de % de succès
  • attribuez un responsable commercial, un suiveur ou un chargé d’affaire
  • indiquez l’état d’avancement de l’affaire, et faites-la évoluer du statut de projet à contrat signé

Retrouvez votre tableau de prévisions commerciales, par collaborateur, avec les estimations tenant compte de votre pourcentage de confiance dans la signature.

Sur les affaires, comme sur les contacts, planifiez vos rendez-vous et listez vos tâches pour ne pas manquer une étape de votre process commercial. Le bloc tâches et rendez-vous de chaque affaire vous permet de saisir cette information. Retrouvez ensuite tous vos événements dans votre « Agenda ».

Archivez les documents et fichiers échangés avec votre contact, dans le cadre de l’affaire, directement sur votre dossier commercial dans le bloc fichiers joints.

Sur l’affaire comme sur un contact, un bloc « messagerie », vous permet d’adresser des messages et fichiers à votre prospect et de conserver une trace de tous vos échanges dans votre historique de relation client.

Enfin, l’affaire, le point central de votre CRM, vous permet de générer des devis, factures en un clic. Dès que votre opportunité passe à une demande d’étude, vous pouvez ainsi réaliser un devis, et le lier à l’affaire.

3) Du devis à l’encaissement de facture

Besoin de réaliser un devis pour un prospect ?

Rendez-vous dans le menu « Devis » situé dans l’onglet « Ventes » et rédigez en quelques clics votre proposition.

La création d’un devis, comme celle d’une facture, d’un bon de commande ou d’un bon de livraison, se réalise en deux temps :

Ajoutez d’abord le nom et adresse de votre contact et les paramètres de votre document (titre, sous-titre, date de validité, escompte, pénalités de retard, liez vos CGV, RIB, …) puis validez.
Enregistrez ensuite la liste des produits ou prestations, en appelant vos produits en catalogue ou bien en saisissant directement un article, son montant et sa quantité. Ajoutez des options, si besoin.
Sur les devis comme sur les factures, indiquez vos remises -sur le total ou par ligne d’article- et insérez vos modalités de paiements. Elles s’enregistrent alors comme échéancier par défaut sur la fiche du contact, et vous seront proposées sur tout nouveau document commercial.

Envoyez ensuite votre devis par email à votre contact d’un simple clic ! Ce client accepte votre devis ? Transformez-le en un clic en bon de livraison, s’il s’agit d’une vente de marchandises, ou directement en facture pour de la prestation de services. Vous n’avez rien à ressaisir ! Votre document est créé automatiquement. Il ne vous reste plus qu’à l’envoyer par mail ou à l’imprimer pour le transmettre à votre client.

Et, une fois que la facture est établie ?

Pour une bonne gestion et pour éviter les problèmes de trésorerie, contrôlez au quotidien la santé de votre entreprise. Identifiez rapidement les factures en retard de paiement, et relancez vos impayées depuis le menu « factures Impayées » puis procéder à l’encaissement.

4) Les achats

Incwo vous permet de gérer votre processus d’achats de façon symétrique à celui du processus de vente. Le processus gère automatiquement les bons de commande, réception et insertion dans le stock, décaissement, …

5) Tableaux de bord

Pas de bonne gestion sans indicateurs ! L’application regorge de tableau de bord pour vous permettre de suivre des indicateurs de :

  • prospection : avez-vous fait assez d’effort pour anticiper les ventes de demain ? Chaque creux de prospection se répercute en absence de ventes plus tard. Anticipez pour minimiser cet impact et suivez vos prévisions d’affaires commerciales.
    ventes : avez-vous augmenté vos revenus d’activité ? Avez-vous optimisé votre marge ? Votre chiffre d’affaires et vos produits écoulés sur la période améliorent t-il votre résultat ? Assurent-il la pérennité de votre activité ? Le tableau d’analyse de la facturation et de la marge vous aideront à y voir plus clair !
    charges : avez-vous maitrisé vos charges ? Vos achats permettent-ils de dégager un meilleur bénéfice ? Votre budget prévu est-il conforme à vos dépenses réalisées ? Les tableaux de bord d’analyse des achats et le suivi du budget vous aiderons à contrôler vos dépenses.

Découvrez notre offre !Analysez vos affaires, vos devis, votre facturation, votre marge, vos achats, depuis le menu »Tableaux de bord » et contrôlez vos performances. Retrouvez également en temps réel votre trésorerie et trésorerie prévisionnelle, vos livres clients ou encore votre bilan de TVA.

Et bien d’autres choses encore à découvrir.

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